Die Digitalisierung, Globalisierung oder der demografische Wandel bringen tiefgreifende gesellschaftliche Veränderungsprozesse und eine immer größer werdende Komplexität mit sich. Die sich hieraus ergebenden Anforderungen, auf welche mit zunehmender Anpassungsgeschwindigkeit reagiert werden muss, stellen Kommunalverwaltungen vor die Notwendigkeit von Anpassungsprozessen.
Im Zuge einer rathausinternen Organisations-Umstrukturierung hat die Stadtverwaltung diese sich verändernden Rahmenbedingungen aktiv angesprochen und frühzeitig Umstrukturierungsprozesse angestoßen, um für zukünftige Herausforderungen gerüstet zu sein und weiterhin als serviceorientierte Dienstleistungsorganisation für die Bad Krozinger Bürger*innen zu agieren.
Bei dieser Transformation, hin zu einer zukunftsfähigen Stadtverwaltung, setzen wir in Bad Krozingen im Rahmen der Organisationsentwicklung auf die folgenden Elemente und entwickeln diese unter aktiver Einbindung der Mitarbeiterschaft stetig fort:
Durch eine (agile) Projekt-Managementstruktur kann den komplexen Herausforderungen unserer Zeit erfolgreich begegnet werden. Mit den Einsatz von agilen Arbeitsweisen/Methoden wird eine transparente, ressourcenschonende und bereichsübergreifende Zusammenarbeit sichergestellt. Solch eine Projektstruktur ist auch für die Stadt Bad Krozingen zukünftig ein „Muss“, um den komplexen Herausforderungen begegnen zu können. Mit der Einführung der einer (agilen) Projektstruktur soll die dezernatsübergreifende Zusammenarbeit gestärkt werden und damit die effektive/effiziente Bearbeitung von komplexen Projekten sichergestellt werden. Neben der Implementierung einer Projektarena sowie der Installierung eines Projektkoordinators ist ein Projekt-Leitfaden erarbeitet worden, in welchem die Gütekriterien für eine beteiligungsorientierte Projektarbeit definiert und festgelegt sind.
Neben dem Vorgehen für Projekte ist insbesondere die Zusammensetzung der Projekt-Teams sowie ihrer Aufgaben festgehalten, wodurch die potentiellen Projektmitarbeiter*innen Sicherheit bei der Herangehensweise erhalten. Neben Werkzeugen zur Projektarbeit sind auch entsprechende Formblätter beschrieben. Vor Beginn eines möglichen Projekts wird ein vorläufiger Projektantrag erarbeitet . In diesem werden neben dem zu erreichenden Projektziel mögliche interne als auch externe Akteure sowie ihre Funktionen im Projektteam, die Meilensteine und ein vorläufiger Zeitplan aufgeführt. Dieser Antrag wird von allen am Projekt Beteiligten diskutiert und gegebenenfalls modifiziert. Die Mitglieder der Projektgruppen werden aufgrund ihrer jeweiligen Fachexpertise und nach ihrer Involviertheit ausgewählt, um eine beteiligungsorientierte Projektarbeit sicherzustellen. Schnittstelle zwischen den Projektgruppen und der Verwaltungsspitze bildet eine Projekt-Koordinationsstelle, welche den Informationsfluss zwischen den Projektgruppen und der Verwaltungsspitze sicherstellt.
Neben dem Vorgehen für Projekte ist insbesondere die Zusammensetzung der Projekt-Teams sowie ihrer Aufgaben festgehalten, wodurch die potentiellen Projektmitarbeiter*innen Sicherheit bei der Herangehensweise erhalten. Neben Werkzeugen zur Projektarbeit sind auch entsprechende Formblätter beschrieben. Vor Beginn eines möglichen Projekts wird ein vorläufiger Projektantrag erarbeitet . In diesem werden neben dem zu erreichenden Projektziel mögliche interne als auch externe Akteure sowie ihre Funktionen im Projektteam, die Meilensteine und ein vorläufiger Zeitplan aufgeführt. Dieser Antrag wird von allen am Projekt Beteiligten diskutiert und gegebenenfalls modifiziert. Die Mitglieder der Projektgruppen werden aufgrund ihrer jeweiligen Fachexpertise und nach ihrer Involviertheit ausgewählt, um eine beteiligungsorientierte Projektarbeit sicherzustellen. Schnittstelle zwischen den Projektgruppen und der Verwaltungsspitze bildet eine Projekt-Koordinationsstelle, welche den Informationsfluss zwischen den Projektgruppen und der Verwaltungsspitze sicherstellt.
Digitale Transformation und technologieunterstützte Zusammenarbeit haben die Organisationsstruktur - und Prozesse nachhaltig verändert und hierbei völlig neue Handlungsmöglichkeiten der internen sowie externen Kommunikation eröffnet. Im Rahmen der städtischen Digitalisierungsstrategie mit cloudbasiertem Arbeiten, einem datenbankgestützten Dokumenten-Management-System (DMS) sowie der aktiven Umsetzung des Online-Zugangs-Gesetzes (OZG) zur digitalen Verfügungstellung von insgesamt 575 Verwaltungsdienstleistungen haben wir bereits die Grundlagen für ein modernes und flexibles Dienstleistungsangebot zur Gestaltung der Zukunft unserer Stadt geschaffen. Über die Digitalisierungsstrategie der Stadt Bad Krozingen können Sie sich unter https://digital.bad-krozingen.de informieren.
Das Projekt-Management umfasst alle Leitungsaufgaben, Methoden und Instrumente für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten. Durch den Einsatz von klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden kann komplexen Herausforderungen zielführender begegnet werden. Zugleich wird eine transparente, ressourcenschonende und dezernatsübergreifende Zusammenarbeit gefördert. Hierbei profitieren die Teammitglieder durch ihre Mitarbeit im Projekt-Team und entwickeln ein tieferes Verständnis für wirtschaftliches Denken und Handeln, interdisziplinäre Zusammenarbeit sowie flexibles Arbeiten. Auch die Übernahme von (Eigen-)Verantwortung fördert die persönliche Entwicklung im Arbeitskontext.
Das vernetzte Arbeiten innerhalb einer Projektstruktur stellt eine gemeinsame Wissens-Kultur sicher und fördert kollaborative Arbeitsweisen. Mit den Schaffen von Handlungs- und Gestaltungsspielräumen, in denen eigenständig Entscheidungen getroffen werden können, werden Mitarbeiter befähigt, selbständig Situationen zu evaluieren und Probleme zu lösen.
Im Zuge dieses Transformations- und Umstrukturierungsprozesses hat die Stadtverwaltung Bad Krozingen auch eine dezernatsübergreifende Projekt-Arena geschaffen, die fest im Organigramm der Stadtverwaltung verankert worden ist und sich als fester Bestandteil der Zusammenarbeit im Rathaus implementiert hat. In den verschiedenen dezernatsübergreifenden Projekt-Teams findet eine lösungsorientierte und transparente Zusammenarbeit statt.
Die Stadt Bad Krozingen möchte diese städtische Informations-Seite nutzen und Ihnen einen Überblick geben zum Stand der Umsetzung der zukunftsfähigen Verwaltung in Bad Krozingen sowie der hiermit verbundenen Projekt-Arena.
Die Stadt Bad Krozingen möchte diese städtische Informations-Seite nutzen und Ihnen einen Überblick geben zum Stand der Umsetzung der zukunftsfähigen Verwaltung in Bad Krozingen sowie der hiermit verbundenen Projekt-Arena.
Was können Bürger*innen von einer agilen Stadtverwaltung erwarten?
Als dienstleistungsorientiertes Organisation stehen die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung sowie der städtischen Eigenbetriebe in den Diensten der Bürger*innen von Bad Krozingen. Die Verwaltung richtet ihr Handeln und Wirken konsequent am Wohle der Bevölkerung aus. Dies ist Maßstab bei der Wahrnehmung aller öffentlichen Dienstleistungen.
Durch die Implementierung einer agilen Verwaltungsstruktur sowie die konkrete Schaffung einer Projekt-Arena ergeben sich für Bürger*innen viele Vorteile:
✔ Kürzere Durchlaufzeiten.
✔ Schnelle Reaktion auf Wünsche und Anforderungen.
✔ Schnelleres Reagieren auf Veränderungen.
✔ Projekt-Ergebnisse können durch eine verbindliche Kommunikation und ein transparentes Miteinander zielführender erreicht werden. Die Qualität der Ergebnisse steigt, die Kosten zur Umsetzung werden reduziert und die verfügbare Zeit kann wirkungsvoll optimiert werden.
✔ Nicht-standardisierte Aufgaben/Anliegen, die an die Herausforderungen herangetragen werden, können zielführend und ergebnisorientiert bearbeitet werden.
Unsere Projekt-Arena und ihre Entstehungsgeschichte
Als dienstleistungsorientiertes Organisation stehen die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung sowie der städtischen Eigenbetriebe in den Diensten der Bürger*innen von Bad Krozingen. Die Verwaltung richtet ihr Handeln und Wirken konsequent am Wohle der Bevölkerung aus. Dies ist Maßstab bei der Wahrnehmung aller öffentlichen Dienstleistungen.
Durch die Implementierung einer agilen Verwaltungsstruktur sowie die konkrete Schaffung einer Projekt-Arena ergeben sich für Bürger*innen viele Vorteile:
✔ Kürzere Durchlaufzeiten.
✔ Schnelle Reaktion auf Wünsche und Anforderungen.
✔ Schnelleres Reagieren auf Veränderungen.
✔ Projekt-Ergebnisse können durch eine verbindliche Kommunikation und ein transparentes Miteinander zielführender erreicht werden. Die Qualität der Ergebnisse steigt, die Kosten zur Umsetzung werden reduziert und die verfügbare Zeit kann wirkungsvoll optimiert werden.
✔ Nicht-standardisierte Aufgaben/Anliegen, die an die Herausforderungen herangetragen werden, können zielführend und ergebnisorientiert bearbeitet werden.
Umgesetzte Projekte (Auswahl)
Seit der verwaltungsintern angestoßenen Umstrukturierung vor rund zwei Jahren konnte bereits eine Vielzahl an wichtigen Projekten angestoßen und/oder erfolgreich zum Abschluss gebracht werden.
Mit Enaio ist ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem bei der Stadtverwaltung Bad Krozingen eingeführt worden. Mit der frühen Einführung übernahm die Stadtverwaltung Bad Krozingen eine Vorreiterrolle in Baden-Württemberg. Pilotweise ist Enaio erfolgreich von den Beschäftigten des Dezernates 1 „Bildung, Soziales, Mitarbeiterservice & Digitalisierung“ getestet worden. Heute sind alle Dezernate und Fachbereiche an das digitale Dokumentenmanagementsystem angeschlossen.
In der Digitalen Poststelle, welche organisatorisch an den Fachbereich Personalservice & Organisation angegliedert ist, werden alle Postsendungen zentral gesammelt und weiterverteilt. Sobald alle Dezernate im Rathaus mit Enaio arbeiten, wird die Post nur noch auf digitalem Weg verteilt werden. Dies wird ebenso pilotweise in Dezernat I getestet und dann auf alle Dezernate ausgeweitet. Die digitalisierten Sendungen werden in das Dokumentenmanagementsystem Enaio eingebunden und hierüber an die/den jeweiligen Sachbearbeiter*in verteilt.
In der Digitalen Poststelle, welche organisatorisch an den Fachbereich Personalservice & Organisation angegliedert ist, werden alle Postsendungen zentral gesammelt und weiterverteilt. Sobald alle Dezernate im Rathaus mit Enaio arbeiten, wird die Post nur noch auf digitalem Weg verteilt werden. Dies wird ebenso pilotweise in Dezernat I getestet und dann auf alle Dezernate ausgeweitet. Die digitalisierten Sendungen werden in das Dokumentenmanagementsystem Enaio eingebunden und hierüber an die/den jeweiligen Sachbearbeiter*in verteilt.
Im Jahr 2019 sind alle Inhalte und Strukturen für das digitale Bewerberportal dvv.Personal-E-Recruiting erarbeitet und festgelegt worden. Hierbei handelt es sich um ein webbasiertes System für das Bewerbermanagement und E-Recruiting, welches auf die Abläufe der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten ist. Sämtliche Prozess-Schritte, von der Stellenausschreibung und der Onlinebewerbung über die Personalratsanhörung bis hin zu endgültigen Einstellung können über dvv.Personal E-Recruiting abgewickelt werden. Alle Informationen werden dabei in einer zentralen Datenbank gespeichert und können von autorisierten Nutzer*innen abgerufen und bearbeitet werden. Das sorgt für Überblick und bietet jederzeit die Möglichkeit, sämtliche Kandidat*innen- oder Stelleninformationen abzurufen oder zu vergleichen.
Im Rahmen der Organisationsentwicklung und zur Optimierung der internen Abläufe sind unter Leitung der Fachbereiche "Personalservice & Organisation" sowie "Personalentwicklung & Qualitätsmanagement" im Spätsommer 2019 dezernatsübergreifend Umzüge sowie Umstrukturierungsmaßnahmen durchgeführt worden.
Seit Jahren nehmen jedes Jahr ca. 500 Schüler*innen Bad Krozinger Schulen und französischer befreundeter Schulen an der Jobstartbörse teil. Aufgrund der Corona-Krise musste für das weitere Bestehen des Jobstartmarkts eine alternative Durchführungsform gefunden werden, um trotz der bestehenden Einschränkungen eine Berufsorientierung für Schüler*innen anbieten zu können. Durch die Einführung eines digitalen Formats mit Hilfe jugendspezifischer Medien konnte das Ziel der Berufsorientierung dennoch erreicht werden.
Weiterführende Informationen
- Göller, K.; Helfrich, R. (2016): Grundlagen des Projektmanagements. Projekte organisieren, Projekte starten, Projekte planen, Projekte durchführen, Projekte steuern. In: Bayerische Verwaltungsschule (Hg.): Schriften der Bayerischen Verwaltungsschule. München: Bayerische Verwaltungsschule.
- Gray, J.; Scharfen, V. (2019): Kommunales Projektmanagement. Rollen und Verantwortung von Führungskräften. In: Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement, 2019, H. 11.
- Kuster, J. et al. (2019): Handbuch Projektmanagement. Agil – Klassisch – Hybrid. 4. Aufl. Berlin: Springer Gabler.
- Landratsamt Bodenseekreis (2013): Projektleitfaden für den Bodenseekreis. Friedrichshafen: o. A.
- Dr. Majumdar, M.; Dr. Patze-Diordiychuk, P.; Stolz, L. (2016): Leitfaden Projektmanagement. Freiburg: Regierungspräsidium Freiburg.
- Prochazka, V.; Kegelmann, J.; Schatzinger, S. (2020): Die öffentliche Verwaltung und ihre Kultur. Ein Manifest für mehr Offenheit und Innovationsfähigkeit. Stuttgart: Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation.
- Straubinger, N. (2020): Anwendungsbereiche agiler Arbeitsweisen in baden-württembergischen Kommunen am Beispiel der Stadt Pforzheim. Kehl: Hochschule Kehl.
- Tan, D. (2019): Projektmanagement. Management Training. (Sitzungsunterlagen einer verwaltungsinternen Mitarbeiter*innen-Schulung).
- Timinger, H. (2017): Modernes Projektmanagement. Mit traditionellen, agilen und hybriden Vorgehen zum Erfolg. Weinheim: John Wiley & Sons.